A partir del 25 de enero de 2023, todos los notarios de Nueva York deberán mantener registros detallados de todas las notarizaciones que realicen.

This new requirement is part of the legislative package that legalized electronic notarization in New York. The new rule, 19 NYCRR 182.9, provides that all notaries must keep detailed records of all the notarial services they perform, including certain specific information.

NYS Notary Log Journal Requirements

1.  La fecha, la hora aproximada y el tipo de actos notariales realizados;
2. El nombre y la dirección de las personas físicas para las que se haya realizado un acto notarial;
3. Número y tipo de servicios notariales prestados;
4. El tipo de credencial utilizada para identificar al principal [...];
5. Los procedimientos de verificación utilizados para cualquier comparecencia personal ante notario; y
6. Para las actas notariales electrónicas, identificación de la tecnología de comunicación y, si no se incluye como parte de la tecnología de comunicación utilizada por el notario electrónico, la autoridad de certificación y los proveedores de verificación utilizados."

El notario debe conservar todas las actas durante un mínimo de diez años y debe poder presentarlas cuando sea necesario.

Los notarios deben velar por el cumplimiento inmediato de la nueva normativa, ya que de lo contrario podrían ser objeto de sanciones penales. Los notarios de Nueva York se consideran funcionarios públicos sujetos a las disposiciones del artículo 195.00 de la Ley Penal de Nueva York, que define la mala conducta oficial y establece sanciones penales. En concreto, si un funcionario público "a sabiendas se abstiene de cumplir un deber que le impone la ley o que es claramente inherente a la naturaleza de su cargo" con cierta intención, dicho funcionario puede ser culpable de mala conducta oficial, que es un delito menor de clase A.

Para más información sobre los cambios en la ley notarial del Estado de Nueva York, puede visitar la página web notarial del Departamento de Estado en https://dos.ny.gov/notary-public.