Nueva York EXIGE que los notarios lleven registros detallados

A partir del 25 de enero de 2023, todos los notarios de Nueva York deberán mantener registros detallados de todas las notarizaciones que realicen.

This new requirement is part of the legislative package that legalized electronic notarization in New York. The new rule, 19 NYCRR 182.9, provides that all notaries must keep detailed records of all the notarial services they perform, including certain specific information.

NYS Notary Log Journal Requirements

1.  La fecha, la hora aproximada y el tipo de actos notariales realizados;
2. El nombre y la dirección de las personas físicas para las que se haya realizado un acto notarial;
3. Número y tipo de servicios notariales prestados;
4. El tipo de credencial utilizada para identificar al principal [...];
5. Los procedimientos de verificación utilizados para cualquier comparecencia personal ante notario; y
6. Para las actas notariales electrónicas, identificación de la tecnología de comunicación y, si no se incluye como parte de la tecnología de comunicación utilizada por el notario electrónico, la autoridad de certificación y los proveedores de verificación utilizados."

El notario debe conservar todas las actas durante un mínimo de diez años y debe poder presentarlas cuando sea necesario.

Notaries should be careful to ensure their immediate compliance with the new regulations, as failure to do so could result in criminal penalties. Notaries in New York are considered public servants subject to the provisions of New York Penal Law § 195.00, which defines official misconduct and implements criminal penalties.

Specifically, if a public servant “knowingly refrains from performing a duty which is imposed upon him by law or is clearly inherent in the nature of his office” with certain intent, such public servant may be guilty of official misconduct, which is a class A misdemeanor.

Para más información sobre los cambios en la ley notarial del Estado de Nueva York, puede visitar la página web notarial del Departamento de Estado en https://dos.ny.gov/notary-public.